01/2013

Inhalt

  • Diesen Monat neu: Gute Vorsätze 2013
  • Ordnung ist das halbe Leben!
  • Aufgelesen: Konfuzius
  • Neuer Download: Persönlicher Jahresplan

Gute Vorsätze für 2013 – Ordnung ist das halbe Leben!

Auf manchen Schreibtischen herrscht das reine Chaos. Aktenberge und Notizzettel-Meere: Die Akten türmen sich, die Ablage quillt über, dazwischen stehen Urlaubsbilder oder benutzte Kaffeetassen vom Vortag. Ein unordentlicher Arbeitsplatz mag kein Weltuntergang sein. Doch viele Chefs schließen vom Schreibtisch auf den Mitarbeiter. Doch wie können Schreibtisch-Chaoten ihren Arbeitsplatz in Ordnung halten?

Es braucht nur ein Handy mit Stoppuhr-Funktion.
Die Zauberformel ist, jeden Tag (!) ein bisschen für Ordnung zu sorgen. Viele Menschen schaffen in einer Hauruck-Aktion Ordnung. Das hält dann meistens aber nur für kurze Zeit. Besser ist, ganz klein anzufangen und am Anfang erst einmal jeden Abend die Akten wieder einzuräumen und Kaffeetassen in die Spülmaschine zu stellen. Schaffen Sie sich am Ende des Tages ein kleines Ritual und nutzen Sie dafür das Handy. Stellen Sie den Timer in Ihrem Smartphone auf 10 Minuten. Versuchen Sie, in dieser Zeit so viele Dinge wie möglich wegzuräumen. In zehn Minuten schafft man in der Regel unglaublich viel. Irgendwann funktionierten die Handgriffe am Abend wie von selbst. Das ist wie Zähneputzen. Dazu muss man sich ja auch nicht dauernd überwinden.

Problem Clean-desk-policy
Ein komplett leerer Schreibtisch (= Clean-desk-policy) muss gar nicht das Ziel sein. Manche brauchen bestimmte Dinge auf ihrem Arbeitsplatz als Inspirationsquelle oder für das psychische Wohlbefinden. Das kann etwa ein Talisman oder ein Foto sein. Dann wäre ein leerer Schreibtisch sogar schädlich. Doch eine Entschuldigung, wahllos Dinge auf dem Tisch zu horten, ist das nicht. Alles, was Sie täglich nutzen, kann auf dem Schreibtisch bleiben. Mit Ausnahme der Inspirationsquellen sollte alles andere ins Regal oder Sideboard wandern.

Um Unterlagen in der Ablage zu verwalten, sollten für eine bessere Übersicht Einstellmappen angelegt werden. Am besten legen Sie in eine Mappe nur jeweils die Dokumente eines Vorgangs oder eines Themas ab. Das kann zum Beispiel «Projekt XY» sein oder «Protokolle». Die Mappen stehen idealer weise zusammen in einer Aufbewahrungsbox. Wenn ein Vorgang abgeschlossen ist und ins Archiv kann, wird einfach die Mappe mit dem gesamten Vorgang umgelagert und weggeheftet. So werden am Schreibtisch wirklich nur aktuelle Dokumente aufbewahrt. (Link Classei-Film)

Wundermittel „optische Ruhe“
Doch diese Grundsätze und Routinen sind nur Hilfen, um Ordnung zu schaffen. Um dauerhaft einen aufgeräumten Schreibtisch zu haben, muss es Ihnen gelingen, auch Ordnung in ihre Gedanken zu bringen. Denn äußere Klarheit setzt in der Regel innere Klarheit voraus. Doch täglich wirkt im Büro durch das Internet und über das Telefon ein Wust an Informationen auf uns ein. Um dabei den Überblick zu behalten, helfen am besten To-Do-Listen für die anstehenden A-Aufgaben (= nicht aufschiebbar). Optimal wäre das Führen dieser Listen im Kalendermodul von Outlook oder Lotus Notes.

Doch trotz geordneter Gedanken und verlinkter Informationen sammeln sich auf dem Schreibtisch dennoch immer wieder neue Kleinigkeiten. Einmal im Monat sollte deshalb überprüft werden, ob das eigene System noch in Takt ist. Sind wirklich nur wichtige Gegenstände auf meinem Schreibtisch? Kann ich ein paar Mappen archivieren? Was kann gleich im Papierkorb landen? Für diese Tage sollte man anschließend eine Belohnung einplanen. Wenn Sie an einem bestimmten Tag der Woche alles durchgehen, können Sie danach Ihr Lieblingsessen zu sich nehmen oder mit Freunden ins Kino gehen. So wird das Aufräumen auf Dauer mit einem positiven Gefühl verknüpft.

Aufgelesen

Man kann einen Menschen
auf einen guten Weg bringen.
Aber man kann ihn nicht zwingen,
darauf zu bleiben.

Konfuzius
chinesischer Philosoph, 551-479 v.Chr.

Neuer Download: persönlicher Jahresplan

Manche Leser des Dezember-Newsletters haben es gemerkt: Die Download-Adresse für den Formularsatz „persönlicher Jahresplan“ war falsch.

Wenn Sie sich noch nicht die Zeit genommen haben sollten, über das Jahr 2013 nachzudenken, dann sollten Sie das jetzt umgehend nachholen. Ich verspreche Ihnen: Sie verbessern damit Ihre Resilienz (= psychische Widerstandsfähigkeit).

Der folgende Download hilft bei der Ausarbeitung:
http://www.morat-akademie.de/files/Jahreszielplanung.pdf

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